Ако искат, работодателите ще съхраняват трудовите досиета в електронен формат

Работодателите, които желаят, могат да създават и съхраняват документите от трудовото досие на работника или служителя в електронен формат. Това ще става по специфични правила, уредени с  нова Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. От новата уредба могат да се възползват над 200 000 фирми у нас. Запазва се обаче  възможността документите в трудовото досие да се създават на хартия, като   работниците и служителите ще  могат да ги подават  на хартиен носител .

С Наредбата се определят вида на електронните документи и изискванията към тяхното създаване, съхраняване и размяна.   Установяват се минимални изисквания, които да гарантират сигурността, надеждния  произход и целостта на електронния документ, както и дългосрочното съхраняване на информацията, за да се осигури правната валидност на документа за продължителен период и да се гарантира, че той може да бъде валидиран, независимо от бъдещи промени в технологиите. Документите, създавани от работодателя, задължително ще се подписват с квалифициран електронен подпис.

Определени са и  специфични изисквания за информационната система на работодателя, чрез които се гарантира целостта и проследимостта на постъпване на информацията в нея. Новите изисквания към  информационните системи  не  позволяват случайно или незаконно унищожаване на документи и данни, както  и  неправомерен достъп, изменение или разпространение на личните данни на работниците и служителите,  се казва в съобщение на пресслужбата на МС.

За размяна на електронни документи между работодателя и работника или служителя ще се изисква изрично съгласие на работника или служителя, като то може да бъде оттеглено по всяко време.

Изпращането и получаването на електронните документи ще се извършва чрез  електронна препоръчана поща, която ще предоставя възможност за доказване на връчването на всяко съобщение. Всички разходи за размяна на електронните документи ще са за сметка на работодателя.

Новостите не засягат правото, а и задължението,  на работника или служителя да съхранява лично трудовата си книжка  (чл. 348 от Кодекса на труда). Както досега, така и занапред при поискване от работодателите, той ще е  длъжен да я предоставя,  както и за вписване на нови обстоятелства в нея.